REGULAMIN

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Warunki uczestnictwa w III Kongresie Statystyki Polskiej (Kraków, 26-28 kwietnia 2022 r.)

1. Organizatorami III Kongresu Statystyki Polskiej (Kraków, 26-28 kwietnia 2022 r.) zwanego dalej „Kongresem”, są Prezes Głównego Urzędu Statystycznego oraz Polskie Towarzystwo Statystyczne, dalej zwani „Organizatorami”.
2. Kongres odbędzie się w dniach 26-28 kwietnia 2022 r. w Krakowie.
3. Językiem Kongresu jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim w ramach sesji prowadzonych w tym języku.
4. Nad częścią merytoryczną Kongresu czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatorów.
5. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatorów jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
6. Wszystkie terminy zawarte w Regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizatorzy postanowią inaczej, o czym powiadomią Uczestników.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i niniejszym Regulaminie oraz prawo do zmiany terminu Kongresu lub jego odwołania.
8. W przypadku odwołania Kongresu, Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną, najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.
9. Organizatorzy mogą utrwalać za pomocą obrazu i dźwięku przebieg Konferencji dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Kongresu i Organizatorów.
10. Adres strony internetowej Kongresu: kongres2022.stat.gov.pl.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA 

1. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Kongresie:
   1. uczestnictwo bierne – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana jako Uczestnik czynny Kongresu będąca współautoremale nie prezentująca zgłoszonego referatu;
   2. uczestnictwo czynne – Uczestnik, który został zaproszony przez Organizatorów do przedstawienia referatu oraz spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 3 i 4. W ramach udziału czynnego Uczestnikowi przysługuje możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu w formie wystąpienia ustnego.
2. Uczestnikiem biernym Kongresu może być pełnoletnia osoba fizyczna, która dokonała rejestracji w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Kongresu. Ze względu na ograniczoną ilość miejsc, o rejestracji Uczestnika decyduje kolejność zgłoszeń.
3. Uczestnikiem czynnym Kongresu może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełnia łącznie wszystkie warunki określone w pkt. 4.
4. Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika czynnego Kongresu jest łączne spełnienie poniższych warunków:
   1. rejestracja w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Kongresu;
   2. zarejestrowanie w systemie tematu oraz abstraktu przygotowanego referatu w jednej lub kilku z zaproponowanych przez Organizatorów sesjach tematycznych;
   3. otrzymanie od Organizatorów wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną z potwierdzeniem rejestracji co najmniej jednego abstraktu;
   4. zaakceptowanie przez Organizatorów co najmniej jednego tematu oraz abstraktu przygotowanego referatu.
5. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat potwierdzający wygłoszenie prezentacji ustnej (uczestnictwo czynne) albo uczestnictwo bierne.

III. ZASADY KONGRESU

A. REJESTRACJA

1. Termin zgłoszenia abstraktu upływa w dniu 15 lutego 2022 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizatorzy przedłużą termin rejestracji abstraktów. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji abstraktów zostanie zamieszczona na stronie internetowej Kongresu.
2. Termin rejestracji online uczestnictwa czynnego i biernego w Kongresie upływa w dniu 8 kwietnia br. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizatorzy przedłużą termin rejestracji. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji uczestnictwa zostanie zamieszczona na stronie internetowej Kongresu. Organizatorzy zastrzegają możliwość zamknięcia rejestracji przed terminem w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych Uczestników osiągnie limit miejsc.
3. Rejestracja abstraktów oraz uczestnictwa czynnego i biernego dokonywana jest w aplikacjach udostępnionych na stronie internetowej Kongresu: kongres2022.stat.gov.pl.
4. Każdy Uczestnik (czynny i bierny) przed dokonaniem rejestracji zakłada konto, do którego założenia niezbędne jest podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, na który zostanie wysłany link aktywacyjny do konta.
5. Po założeniu konta każdy Uczestnik (czynny i bierny) dokonuje rejestracji w udostępnionych aplikacjach, wypełniając formularz zgłoszeniowy poprzez podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, nazwa i adres instytucji jaką reprezentuje, opcjonalnie numer telefonu. Po wysłaniu formularza Uczestnik otrzymuje potwierdzenie rejestracji na adres poczty elektronicznej podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji należy skontaktować się z Organizatorami wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: kongres_2022@stat.gov.pl.
6. Uczestnik czynny dokonuje zgłoszenia abstraktu za pomocą udostępnionej aplikacji, podając w formularzu zgłoszeniowym następujące dane osobowe: imię i nazwisko autora lub imiona i nazwiska współautorów, nazwę/nazwy instytucji (afiliacja), adres poczty elektronicznej lub adresy poczty elektronicznej współautorów.
7. Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularzy rejestracyjnych.
8. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Kongresie.
9. Organizatorzy zastrzegają, że pomimo potwierdzenia rejestracji Uczestnik bierny może otrzymać na adres poczty elektronicznej informację o anulowaniu rejestracji w związku ustanowieniem określonych ograniczeń, nakazów i zakazów ze względu na stan epidemii.
10. W przypadku anulowania rejestracji, o której mowa w pkt 9, związanej z ograniczeniami co do liczby osób mogących wziąć udział w Kongresie, zastosowanie będzie miała kolejność zgłoszeń. Informację o anulowaniu rejestracji Organizatorzy zobowiązują przesłać na adres poczty elektronicznej Uczestnika najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.

B. KOMITET NAUKOWY 

1. Komitet Naukowy Kongresu ocenia poprawność pod względem formalnym i merytorycznym zgłoszonych abstraktów i podejmuje decyzję o ich akceptacji.
2. Komitet Naukowy Kongresu ma prawo odrzucić abstrakt i zgłoszenie Uczestnika, jeżeli nie spełnia ono wymogów formalnych lub merytorycznych.
3. W przypadku nadesłania zbyt dużej liczby abstraktów na poszczególne sesje, Komitet Naukowy Kongresu dokonuje wyboru spośród zgłoszonych abstraktów, a pozostałe odrzuca.
4. Decyzje Komitetu Naukowego Kongresu są ostateczne.

C. ABSTRAKT

1. Abstrakt musi być zgłoszony za pomocą elektronicznego formularza i dodatkowo może być dostarczony w postaci pliku, jako załącznik do formularza elektronicznego.
2. Szablon dla przygotowania abstraktu w postaci pliku MS Word jest dostępny do pobrania z aplikacji służącej do rejestracji abstraktów.
3. Abstrakty muszą zostać sporządzone zgodnie z wymogami redakcyjnymi w języku polskim i angielskim lub wyłącznie w języku angielskim, jeżeli będzie to język prezentacji referatu. Abstrakt powinien zawierać:
   1. informacje o autorze/autorach w tym tytuł naukowy i afiliację; w przypadku referatów napisanych przez wielu autorów wymagane jest wskazanie autora korespondencyjnego;
   2. tytuł referatu właściwie odzwierciedlający jego treść;
   3. cel;
   4. metodologię;
   5. rezultaty;
   6. wnioski;
   7. informację o słowach kluczowych, która powinna zawierać do 5 słów kluczowych.

4. Abstrakt powinien być przygotowany przy użyciu czcionki Arial o wielkości 10 pkt.
5. Liczba znaków w każdej wersji językowej dla treści merytorycznej abstraktu, tj. sumy elementów: cel, metodologia, rezultaty i wnioski, nie może przekroczyć 2000 znaków (łącznie ze spacjami).
6. Uczestnik może być współautorem wielu abstraktów, jednakże musi osobiście zaprezentować przynajmniej jedno ze zgłoszonych wystąpień, aby możliwe było otrzymanie certyfikatu potwierdzającego czynne uczestnictwo w Kongresie.
7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w każdym zgłoszonym abstrakcie.
8. Komitet Naukowy Kongresu może zwrócić się do Uczestnika o uzupełnienie lub naniesienie zmian w abstrakcie. Ostateczny termin przesłania abstraktu zostanie podany przez Organizatorów w informacji wysłanej na adres poczty elektronicznej Uczestnika.
9. Uczestnik zostanie poinformowany o decyzji Komitetu Naukowego Kongresu, w odniesieniu do każdego zgłoszonego abstraktu, w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty zakończenia okresu aplikacyjnego, z zastrzeżeniem pkt. 8.
10. Organizatorzy opublikują abstrakty zaakceptowane przez Komitet Naukowy Kongresu w Książce Abstraktów z nadanym numerem ISBN.
11. Po przekroczeniu terminu nadsyłania abstraktów Organizatorzy mają prawo nie zamieścić nadesłanego abstraktu w Książce Abstraktów.

D. SESJE 

1. Miejsce obrad w poszczególnych sesjach tematycznych ustalone przez Organizatorów zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Kongresu.
2. Czas prezentacji ustnej jednego referatu może wynosić maksymalnie 30 minut i jest zależny od decyzji moderatora sesji.
3. Dyskusje w ramach sesji odbywają się zgodnie z decyzją moderatora sesji.
4. Uczestnicy czynni są zobowiązani przekazać Organizatorom w formacie określonym przez Organizatorów swoje prezentacje w wersji elektronicznej do dnia 15 kwietnia 2022 r. na adres: kongres_2022@stat.gov.pl.
5. W wyjątkowych przypadkach Uczestnicy czynni będą mogli skopiować swoje prezentacje (w formacie określonym przez Organizatorów) na komputer w sali sesyjnej nie później niż 15 minut przed rozpoczęciem sesji.
6. Organizatorzy nie gwarantują wyświetlania prezentacji przygotowanej przez Uczestnika czynnego, jeżeli Uczestnik czynny nie dostarczy swojej prezentacji w sposób określony w pkt. 4 lub 5.
7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Kongresu.
8. Uczestnik czynny zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie referatu w trakcie trwania sesji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorami i moderatorem sesji.
9. Organizatorzy dopuszczają możliwość prezentacji referatu przez dwóch współautorów (Uczestników czynnych).

E. WIZERUNEK i LICENCJA

1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Kongresie jest równoznaczne z zapoznaniem się z informacją, że wykorzystanie wizerunku Uczestnika Kongresu zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062), nie wymaga zezwolenia.
2. Uczestnik czynny w oświadczeniu wyraża zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie przez Organizatorów wizerunku utrwalonego na fotografiach, filmach lub nagraniach z Kongresu, dla celów dokumentowania przebiegu Kongresu w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Kongresu, a także innych materiałach promocyjnych Głównego Urzędu Statystycznego, bez żadnych ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez jego zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym w Internecie.
3. Uczestnik czynny składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Organizatorów jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Kongresu, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Organizatorów w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę.
4. Uczestnik czynny Kongresu w oświadczeniu udzieli na rzecz Organizatorów niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie zjego wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu utrwalonymi w trakcie Kongresu, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
   1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
   2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisach internetowych Organizatorów.
5. W związku z udzieleniem licencji – Uczestnik czynny zapewnia, że korzystanie z jego wizerunku i głosu i treści prezentowanego referatu w przedstawionym wyżej zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej. Organizatorzy informują, że wizerunek Uczestnika czynnego nie będzie rozpowszechniany w zestawieniu z informacjami lub komentarzami stawiającymi Uczestnika w negatywnym świetle.
6. Uczestnik czynny zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatorów, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku /głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w Regulaminie.
7. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu Uczestnika czynnego zostanie przesłany na adres poczty elektronicznej Uczestnika wraz z informacją o zaakceptowaniu tematu oraz abstraktu przygotowanego referatu. Oświadczenie można odesłać na adres kongres_2022@stat.gov.pl, w przypadku posiadania przez Uczestnika kwalifikowanego podpisu elektronicznego, albo złożyć moderatorowi sesji podczas trwania Kongresu.

F. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)^[1], zwanego dalej „RODO”, Organizatorzy informują o zasadach oraz o przysługujących Uczestnikom prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczegółowo opisanych w dokumencie „Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dla uczestników III Kongresu Statystyki Polskiej (Kraków, 26-28 kwietnia 2022 r.)” zamieszonym na stronie internetowej Kongresu oraz udostępnionym w formularzach rejestracyjnych.

G. PŁATNOŚCI 

1. Udział w Kongresie jest bezpłatny.
2. Organizatorzy w trakcie Kongresu zapewniają posiłki – 3 lunche i przekąski podczas 8 przerw kawowych.
3. Organizatorzy nie zapewniają i nie pokrywają kosztów zakwaterowania i podróży Uczestników.

H. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONGRESIE

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Kongresie może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej: kongres_2022@stat.gov.pl, nie później niż do dnia 19 kwietnia 2022 r.

I. WYMAGANIA SANITARNE 

1. Organizatorzy zobowiązują Uczestników do zapoznania się z warunkami bezpieczeństwa obowiązującymi w trakcie Kongresu szczegółowo opisanymi w dokumencie Procedura bezpieczeństwa podczas III Kongresu Statystyki Polskiej w dniach 26-28 kwietnia 2022, zamieszczonym na stronie internetowej Kongresu, w zakładce „Bezpieczeństwo”.
2. Uczestnik Kongresu wraz z potwierdzeniem rejestracji otrzyma na adres poczty elektronicznej Procedurę bezpieczeństwa podczas III Kongresu Statystyki Polskiej w dniach 26-28 kwietnia 2022.
3. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa.
4. Uczestnik zobowiązany jest przez cały okres trwania Kongresu posługiwania się identyfikatorem wydanym przez Organizatorów. Zabronione jest przekazywanie lub udostępnianie identyfikatora innym osobom. W przypadku zagubienia identyfikatora należy ten fakt zgłosić Organizatorowi.
5. Organizatorzy informują, że nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa może skutkować usunięciem Uczestnika z Kongresu.
6. W przypadku zmiany przepisów dotyczących określonych ograniczeń, nakazów i zakazów ze względu na stan epidemii powodujących zmianę Procedury bezpieczeństwa podczas III Kongresu Statystyki Polskiej w dniach 26-28 kwietnia 2022, Uczestnik będzie informowany o zmianach zarówno przed rozpoczęciem Kongresu jak i w jego trakcie.

J. PUBLIKACJA

1. Organizatorzy przewidują możliwość opublikowania artykułów przygotowanych na podstawie referatów wygłoszonych podczas Kongresu w wydawnictwach naukowych Głównego Urzędu Statystycznego (https://nauka.stat.gov.pl/Index ):
   1. czasopismach naukowych („Wiadomości Statystyczne. The Polish Statistician”, „Statistics in Transition new series”, „Przegląd Statystyczny. Statistical Review”);
   2. monografiach naukowych (w seriach Biblioteka Wiadomości Statystycznych lub Statistical Research Papers).
2. Warunkiem publikacji jest spełnienie wymogów redakcyjnych danego czasopisma lub serii monograficznej i uzyskanie pozytywnych recenzji.

H. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

1. Organizatorzy ustalają program Kongresu oraz mają prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Kongresu, w tym mają prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizatorzy nie odpowiadają za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Kongresie wynikające z przyczyn od niezależnych od Organizatorów.
3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Kongresu materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Kongresu nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
4. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, Procedur bezpieczeństwa, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatorów.
5. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Kongresie poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Kongres.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20 stycznia 2022 roku.

 ^[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)